home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ 2,000 Greater & Lesser Mysteries / 2,000 Greater and Lesser Mysteries.iso / govern / fbi / mys00875.txt < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1994-06-10  |  6.1 KB  |  131 lines
  1. March 1991                                                        
  2.  
  3.                                                                   
  4.                       SUCCESSFUL INTERVIEWING                    
  5.  
  6.                                 By
  7.  
  8.                           James R. Ryals                          
  9.                              Commander
  10.              Long Beach, California, Police Department   
  11.  
  12.       
  13.      Interviewing is one form of communication used extensively 
  14. by law enforcement.  Whether used to screen applicants, to elicit 
  15. information from a witness to a crime, or to obtain a confession, 
  16. a good interview can have a significant impact on the 
  17. organization.  However, if conducted improperly, the interview 
  18. may be rendered worthless or can result in serious negative 
  19. consequences for all involved.                                    
  20.  
  21.      There are certain guidelines to follow when conducting an 
  22. interview.  By adhering to the following basic rules, the 
  23. interviewer can reduce many of the problems that might arise 
  24. because of a faulty interview.                                    
  25.  
  26.      *  Develop a plan of action.  The interviewer should review
  27.         pertinent data and develop questions that will elicit
  28.         the information required to complete the task at hand.
  29.         For example, for applicant interviews, questions should
  30.         be tailored to gather information that accurately
  31.         evaluates the potential employee.  On the other hand,
  32.         questions posed to witnesses of a crime should be
  33.         designed to obtain facts to complete an accurate report.
  34.         For the most part, interviewers should prepare areas of
  35.         inquiry in a general way to keep the interview flowing.
  36.         Previously prepared questions tend to "drive" the
  37.         interview in a particular direction, which limits the
  38.         type and amount of information gathered.
  39.  
  40.      *  Conduct the interview privately.  While this basic rule
  41.         is oftentimes difficult to follow, depending on the
  42.         circumstances, every effort should be made to minimize
  43.         distractions during the interview.
  44.  
  45.      *  Put the interviewee at ease.  Emotions and stress play a
  46.         big part in any type of interview, and the interviewer
  47.     will have a difficult time evaluating a nervous person.
  48.     Starting the interview casually with nonthreatening
  49.     conversation can have a calming effect.  By defusing
  50.     negative feelings and reinforcing positive ones, the
  51.     interviewer can deal with the emotions exhibited by the
  52.     interviewee.
  53.  
  54.      *  Let the person being interviewed do the talking.  One of
  55.     the biggest mistakes the interviewer can make is to talk
  56.     too much.  Accurate evaluations of applicants or
  57.     gathering crucial information regarding a crime depends
  58.     on letting the interviewee talk under controlled
  59.     conditions.  The interviewer should control the
  60.     interview, not dominate it.
  61.  
  62.      *  Perfect questioning techniques.  Knowing how to ask
  63.     questions is just as important as knowing what questions
  64.     to ask.  Also, making questions easy to understand is
  65.     critical.  This allows the person being interviewed to
  66.         concentrate on answering the questions, not on trying to
  67.     decipher what they mean.
  68.  
  69.      *  Select questions carefully.  Use closed-ended questions
  70.     (yes/no answers) sparingly because they only require a
  71.     short answer and usually only confirm factual data.
  72.     Open-ended questions force the interviewee to talk and
  73.     elaborate on the matter at hand.  For example, when
  74.     interviewing witnesses to a crime, the interviewer
  75.     should ask the witnesses to relate in their own words
  76.     what they saw.  This allows the interviewer to better
  77.     assess the reliability of the information obtained.
  78.     Interviewers should refrain from asking hypothetical
  79.     questions of potential employees.  Such questions tend
  80.     to evaluate the applicant's ability to guess what answer
  81.     the interviewer wants to hear.  The best guesser then
  82.     gets the job.  Questions posed to potential employees
  83.     should center on what the person has already done that
  84.     relates to the position applied for by the applicant.
  85.     Leading questions, which contain the answer, and loaded
  86.     questions, which ask the person interviewed to choose
  87.     the lesser of two evils, should always be avoided.
  88.  
  89.      *  Be a good listener.  A good interviewer is a good
  90.     listener.  Interviewers must discipline themselves to
  91.     focus on what is being said and how it is being said.
  92.     They should not look ahead to subsequent questions or
  93.     begin to analyze an answer before the person finishes.
  94.     Nor should they anticipate what the answer will be.
  95.  
  96.      *  Don't challenge answers given.  Interviewers must keep
  97.     emotional reactions private and should not let personal
  98.     feelings interfere with the interview.  There is time to
  99.     document problems after the interview.
  100.  
  101.      *  Stay in control.  During an interview, some people try
  102.      to digress from questions asked.  Proper preparation is
  103.     the key to maintain control of the interview and to
  104.     ensure that it does not get off course.
  105.  
  106.      *  Take brief notes.  Notes allow the interviewer to recall
  107.     important details revealed during the interview.
  108.     However, while making notes, the interviewer should not
  109.     lose eye contact with the person.  Excessive note-taking
  110.     causes the person being questioned to slow down
  111.     responses in order to accommodate the interviewer.
  112.  
  113.      *  Conclude the interview properly.  It is the
  114.     responsibility of the interviewer to signal the end of
  115.     the interview.  This can be done by simply closing a
  116.     notebook, standing up, or announcing that the interview
  117.     is over.
  118.  
  119.      *  Write a summary immediately following the interview.
  120.     This helps the interviewer to recall important
  121.     information should questions arise later.
  122.  
  123.      *  Learn from experience.  Critiquing helps to identify
  124.     areas that need improvement and to develop interviewing
  125.     techniques.
  126.  
  127.      These basic rules are merely guidelines to follow when
  128. conducting  an interview.  While they will not alleviate all the
  129. problems that can arise during an interview, they will assist in
  130. developing the skills required of a successful interviewer.
  131.